Träger des Festes sind die beiden Sarstedter Schützenvereine
Schützenverein Sarstedt von 1951 e.V. und Alte Schützengilde von 1813 zu Sarstedt e.V.
In der Federführung wechselt man sich jährlich ab.
Der Festausschuss wird paritätisch aus beiden Vereinen besetzt.
Er umfasst derzeit 32 Mitglieder und ist für die komplette Ausrichtung der Veranstaltung verantwortlich
Der Festausschuss wird geführt von jeweils einem Schäffer (Festleiter).
Die Reserverschäffer unterstützen die Schäffer und sind deren Verterter.
Die Schriftführer bearbeiten sämtliche Schriftvorgänge wie z. B. Beantragung von Genehmigungen, Vertragsverwaltung, Einladungen und vieles mehr.
Die Schießmeister organisieren die Schießen rund um das Fest. Angefangen beim Königsschießen und deren Durchführung, die Ausarbeitung der Schießausschreibungen, die Organisation der Preise und Königsscheiben sowie die Siegerehrungen.
Der Bürgeroberführer ist für den gesamten zeitlich korrekten Ablauf verantwortlich. Er befehligt den Festausschuss, erstellt die Marsch- und Antrittspläne und kommandiert die Ausmärsche.
Der Junggesellenoberführer ist die Vertretung des Bürgeroberführers. Er ist zudem am Montag für den Ablauf des Kindernachmittages zuständig.
Die Pressewarte übernehmen die gesamte Öffentlichkeitsarbeit, wie Zeitung, Homepage, Facebook und ähnliches.
Die jeweiligen Fahnenabordnungen (jeweils 3 Mitglieder) sind für die Fahnen- und Standarten veranwortlich.
Ferner gehören dem Festausschuss die sogenannten Beisitzer an. Diese zumeist jungen Vereinsmitglieder sollen an die Festausschusstätigkeit herangeführt werden und in die komplexen Arbeitsabläufe hineinschnuppern.
